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非生活化簡報，讓外行聽懂，讓內行更懂
上一篇 文章在說明，當你的簡報題目是屬於「生活化」類型時，如何透過「髓」、「肉」與「氣」加以改善，來達到「讓聽眾心動，且願意行動」的目標。而本篇文章，則是參考我的老師 楊田林先生，針對另一種「非生活化」類型的主題進行解析，根據簡報的「髓、骨、肉、皮、氣」指出常容易犯的錯誤，並給予建議方向。
「非生活化」簡報是指專業領域較艱深的主題，例如：實現低功耗與高效能運算之多核心CPU架構、卜瓦松分配和指數分配的關係…等，也因為內容較為艱深，如果表達不清讓聽眾造成疑惑，說服力就會大大折扣。所以，評估「非生活化」簡報好壞的關鍵在於「如何讓外行的人聽懂，讓內行的人更懂」，而達成這個目標第一個步驟是：聽眾的屬性。
聽眾屬性可簡單分為以下三種狀況：第一、聽眾主要不是該領域的專家，也就是 外行人 居多；第二、聽眾主要是該領域的專家，也就是 內行人 居多；第三、外行與內行的聽眾 都有。第一種狀況你會面對的問題是，如何讓簡報深入淺出，幫助外行的人都可以理解；第二種狀況你要面對問題是，如何讓內行的人肯定你的專業，並且有新的收穫、見解與啟發；而第三種狀況的問題最難，通常是第一、第二種狀況的加總。
針對「如何讓外行的人聽懂，讓內行的人更懂」這個目標，Chris 提供以下策略，分別從「髓」、「骨」、「肉」、「皮」與「氣」加以改善。
首先，「髓」就是設定明確的目標，在 上篇 與 中篇 文章都有提到，簡報前要先釐清3W問題(Who、What、Why)。Chris 認為「非生活化」簡報「如何讓外行的人聽懂，讓內行的人更懂」的重要關鍵在於，事先瞭解聽眾的「起點行為」。所謂的「起點行為」就是聽眾一開始對主題的認知程度，是外行？還是內行？還是兩者都有？
聽眾的「起點行為」會影響簡報的策略，例如：聽眾外行、內行都有，要以誰為優先？是以大部分的聽眾？還是針對關鍵對象？簡報策略也會影響後續的架構、內容、設計與表達。如果簡報像是電台廣播，那麼釐清聽眾的「起點行為」就像是收音機的調頻，一開始要頻率一致，接下來的訊息傳遞才會順暢。
第二、「骨」是支撐簡報的架構，也是內容之間的邏輯脈絡。因為「非生活化」簡報的內容相對艱深龐雜，如果缺乏清晰的架構與脈絡，聽眾很容易就迷失其中。架構就像是簡報的藍圖，它的目的是幫助聽眾快速理解，也會讓你看起來更加專業、有說服力。架構不單是簡報的大綱，它還可能是論點與論點之間的關係、投影片之間的關連性，或是一張投影片重點項目出現的順序。如果簡報中的論點、案例、故事…等內容是一顆顆的珍珠，那麼架構與脈絡就是串起這些珍珠的那條線，我們要給聽眾看的是一串項鍊，而非一盤珍珠。
如何設計清晰的架構與脈絡？你可以先問自己：「簡報的重點是否存在著順序，而它們之間又存在著什麼關係？是時序、層級、對比、地點，還是其他？」Chris舉工作進度報告為例，如果你選擇了「時序」當成重點之間的關係，那麼工作進度報告的邏輯架構就會像是：我上週做什麼、本週做什麼、下個月預計做什麼。邏輯是一種思維習慣，既然稱為習慣就表示可以學習和培養。我會建議你多觀摩、累積一些邏輯思維的架構，並試著練習挑選合適的架構來設計簡報內容。
第三、「肉」就是內容要「深入淺出」，讓人聽得懂、願意聽、有收穫。「非生活化」簡報最容易犯的一個錯誤就是，太過專業，所以我的老師 楊田林先生 常開玩笑說：「請說人話，別說神話」。但不是要你不能用專業術語，而是要考量聽眾的「起點行為」，用聽眾容易理解的語言溝通，例如：聽眾大多是該領域的專家，說行話反而容易溝通。如果現場內行、外行聽眾都有，比較保險的做法是，在第一次出現專業術語時(尤其是外文縮寫)，一定要先顯示全文，並加以說明或舉例，這個小動作會影響聽眾後續的理解，所謂「失之毫釐，差之千里」。
很多人會誤以為「深入淺出」就是純粹的把內容簡單化，但它其實是兩個概念，你必須先「深入」，才能達到「淺出」，也就是你必須先對一件事物有深刻通透的瞭解，才能再利用聽眾容易理解的方式表達。真正的「深入淺出」蘊含了三個重點：簡化、深化、轉化，你可以透過不同手法來達成這個目標，例如：比喻、對比、案例、故事、數據…等。「淺出」是表象，「深入」才是真相，也就是 達文西 所說的：「簡單，是最高級的複雜」。
第四、「皮」就是視覺設計，因為「非生活化」簡報的內容相對艱深龐雜，所以「如何讓人看得清楚」會是幫助聽眾理解的重要關鍵。Chris 會建議你使用「一張投影片，一個重點」的設計原則，這個原則常被誤解為「圖大字少」的簡報設計，但實務上，「非生活化」簡報通常是專業領域的知識，過度的簡化反而會造成聽眾理解上的困難，簡報既然是「設計」，就必須回歸到「協助溝通」的功能，而非過度簡化難以理解的「藝術」。
「一張投影片，一個重點」有二個核心精神，第一、「觀點，才是重點」：也就是一張投影片的訊息多寡不是重點，一張投影片的「觀點」是否清楚才是關鍵，所有的訊息都在幫助釐清這個觀點。第二、「單一時間，單一重點」：有時候我們可以將訊息切割成多張投影片，每一張投影片都有一個觀點，但有時候訊息卻無法切割，這時候就可以利用動畫效果，讓訊息分次出現，讓你可以講到哪裡，秀到哪裡，這兩個方法都是在幫助聽眾理解。
最後，「氣」就是上台表達，很多人都會抱持這樣的疑惑：「非生活化」簡報很專業，應該很難互動吧？Chris 的經驗是，的確很難互動，但也因專業性的內容艱深難懂，所以更不能忽略了互動。既然簡報的本質是「溝通」，就必須確保雙向的訊息是有發、有收；有傳、有回，互動就是最好的方法。
請別把「互動」誤以為是「活動」，「溝通」是簡報的目的，「互動」只是達成目的的方法，千萬別本末倒置，搞的花招百出反而模糊了焦點。「互動」真正的意涵在於「營造對話的感覺」，對話並不代表要一直問聽眾問題，因為過多的問題反而會給人壓迫感。一個簡單的提問、讓聽眾複誦、安靜留白讓聽眾思考、貼心地確認聽眾是否跟上、說故事…等，都是簡單又不失專業的手法。互動最終的目的在於，讓聽眾引起動機、參與其中，幫助聽眾理解並釐清問題。
最後，你可以發現「非生活化」簡報的「髓、骨、肉、皮、氣」，設計的重點都在於幫助聽眾理解，以達成「如何讓外行的人聽懂，讓內行的人更懂」的目標。
透過這一系列的文章，目的是要幫助你更精準拆解簡報「髓、骨、肉、皮、氣」的屬性與重點，又能掌握它們之間的關係與全貌。未來無論你是在準備一份簡報，或是在台下當聽眾，都可以運用「髓、骨、肉、皮、氣」的概念自我精進。最後，送給大家一句 Chris 很喜歡的格言：「不是厲害，才開始；是開始，才能厲害」，相互勉勵！
小陳任職於行銷企劃領域，平日在公司表現認真，凡事總能不負長官交代，融入團隊運作全力以赴，與同事相處融洽，對於完成任務必要的加班皆能自願配合。在對客戶提案或內部工作會議時，小陳擔當後勤支援部隊，克盡其職。部門經理有感於小陳對公司的貢獻與認同度，在新年度的升遷計畫中提報小陳為專案經理，由於總經理並非直接管理該部門，所以對小陳了解有限，但對於小陳早到晚走的差勤紀錄多少仍有些印象。某日早晨，小陳與總經理在電梯中巧遇，總經理問了一句：「最近在忙什麼？」，臨時且匆匆1、2分鐘左右的時間，小陳僅來得及簡述手上執行中的專案進度，內容也較為鎖碎。回到辦公室的總經理，擱置了桌上待批示的升遷計畫…小陳在新年度是否能獲得升遷，我們不得而知，但顯而易見的，恐怕總經理會需要更多資訊才能放心批示桌上的升遷計畫。
對大部分的人而言，「職場能見度」尤如冰山。水面下的結冰占大部分的比例，如同平日的努力，並不容易被高層決策者看到；難得被看到的機會，如同露出水面的結冰，體積不多且需要靠水面下結冰的支撐。因此，「被看到的時候」是什麼樣的表現，自然成為主管累積對員工評價的基礎，而「被看到的」狀態，則自然容易被認定為大部分時間的工作表現。如：偶爾的簡報數據錯誤、上班瀏覽社群網站的行為，容易使主管認為該同仁恐怕就是精準度不足或是上班時常打混。「簡報」，在職場上就是露出水面結冰的部分，不論是對外向客戶或是對內向主管的簡報、不論是在會議室正式的簡報或是主管隨機的工作詢答皆屬之。因此，對絕大部分的人的職涯而言，簡報力在職場競爭中扮演十分重要的份量。
一場成功的簡報，有時涉及的層面及因素複雜，包括：團隊運作的總體表現、產業企業的競爭態樣等等，或許不是單一個人可以扭轉乾坤。但如單純從個人職場表現機會來看一個簡報者的簡報力，筆者以個人職場經驗歸納五大原則，或許可以提供有機會擔當簡報者的讀者一些思考的方向。
一、掌握資訊：包括此次簡報的目的（如：專案報告、業務提案等）、對象（如：屬性【主管或客戶】、層級、聽眾組成等）、競爭態樣、時機等。事實上，一個好的簡報者對於自己專業的領域、客戶或主管關心的事，要能夠時時與時俱進，才能隨時展現最佳職場表現。
二、找尋問題：光從團隊提供的資料照本宣科，勢必是無法有令人驚豔的簡報演出，從資料找尋潛在的疏漏或未被呈現的問題等，以去除影響簡報表現的障礙。另外，洞察出聽簡報者真正想解決的問題，而不是拘泥在表面的簡報目的，也是簡報者可以著力精進簡報力的方向。
三、選擇戰場：並不是每場簡報機會都能讓簡報者盡情的發揮表現，而受限於時間空間等等的限制；每一場簡報中的眾多資訊，也勢必難以全部而完整的被傳遞。因此，簡報者需要有能力選擇戰場，是不是爭取簡報機會？簡報中傳達的關鍵訊息為何？這都是一個成功簡報者不得不思考的問題。
四、善用工具：簡報者是說故事的人，為了使故事生動，應善用任何對於演出可以加分的軟硬體工具，像是簡報筆的運用、合宜的穿著、製作精美的簡報文件等。
五、攻守演練：對於大部分剛開始簡報的人，緊張是需要挑戰的議題，練習可以降低緊張。事實上，對於任何人而言，多練習是降低失敗、提高流暢的不二法門，台風、口條、誠懇態度、周全的眼神照顧（eye contact）等，都需要靠一次一次的經驗累積來粹鍊成就。更進一步，簡報者不是光要演練自己資訊的完整表達，是要去想「對方想聽的話、對方可能問的問題」，不停的模擬簡報的場景、不停的對於自我邏輯的挑戰與攻擊，千錘百鍊才能造就金剛不壞之身。
在職場上，融入團隊運作的能力十分重要，但不可誨言的，同儕間的確同時存在著合作與競爭的關係，如何在競爭存活不易的職場上，在適當的時機增加自己的能見度，增強自己的簡報力或許是不可忽視的一環。
理想的簡報單純就是使用最清楚且最具有說服力的方式，來傳達新構想。如果簡報使用能夠讓觀眾產生聯想並遵循的邏輯方式，通常最有可能達到這種效果。
要形成這種類型的簡報：
■把一切分解成步驟──容易遵循，合乎邏輯並且經過縝密思考。只有當你明確瞭解自己嘗試敘述的內容時，才能達到這種效果。
■通過升降機測試──在你和關鍵決策者共乘升降機的30秒內，能夠非常清楚且精確地說明建議的解決方案，使他確實明白你的建議內容。
■讓圖表保持簡單，每張圖表包含的訊息不要超過一項──因為圖表變得愈複雜，就愈不利於傳達確實的資訊。因此當你必須使用同一張圖表達多個重點時，應該針對每一項重點重新繪製圖表，以強調有關的新資訊。
■圖表的用途單純只是要讓你的訊息能夠傳達──不是嘗試去贏得一項映像藝術競賽。
■使用穩固的架構支援你的構想──用一個重點流暢地引導出下一個，然後得出合乎邏輯的結論。在大多數狀況下，最好的簡報架構是在第一張投影片裡，使用3到4個重點或好處來呈現假設。
■總是記得簡報就是銷售──因此所做的一切，都要專注於說服觀眾確信你對於一份絕佳的構想，已經研究出全部的影響。
簡報──即使它令人難忘──也只是工具。
簡報只是一項工具；它本身並不是目的。不論一份簡報的架構有多麼連貫，或是它的圖表多麼能夠令人產生共鳴，如果組織不接受並且不根據它的建議方案採取行動，就完全沒有用處。
如何促進客戶採納呢？
■嘗試一些「打底行動」──事先向主要決策者完整說明正式簡報的關鍵重點。
■避免驚奇──例如會迫使主要計畫必須進行修改的新資訊。同樣的，如果你事先和關鍵決策者討論建議方案並提出一些爭議點，就有時間私下發展妥協方案。
■針對你的觀眾量身訂作你的簡報──針對背景知識水準進行調整。在某些組織，或許經營團隊會比較喜歡思考正式的策略，而營運人員則比較喜歡探討細節。
■注意簡報的實體佈置──並使用適合觀眾的風格，要讓你的簡報風格搭配場合，而不是反其道而行。
在職場上，常常需要使用簡報來闡述想法。可能是向老闆作新計畫的提案，也可能是對客戶作產品說明。可以說，簡報能力的好壞直接影響個人職場上的表現。一份美觀、簡潔的簡報不但可提升專業度，也能更有效率地說服你的聽眾。
5個做簡報前，一定要弄懂的觀念
好的簡報檔案如何製作？TED網頁設計師 Aaron Weyenberg 是箇中高手，他提出了幾個製作簡報前一定要有的基本概念。
1.別急著馬上開始
最後再動手做簡報吧。首先，先思考要傳達的訊息是什麼，要用什麼論點來支持。實際講出來，看看形式是否可行，然後再思考需要什麼樣的投影片來輔助。口頭講演和簡報本身需要分開看待，投影片只是用來讓聽眾更加進入狀況的工具。不是講者的逐字稿。
2.讓風格呈現一致
好的簡報投影片會像是同一個故事裡的不同部分。儘量讓投影片使用一樣的排版、配色、文圖配置。格式範本可以簡單解決這個問題。但如此一來，不但內容被限制，還有很大的機會用到和別人一樣的範本。為了防止這種情況，我會把平常用到的一些範本中的素材另外保留，需要的時候再加以組合使用。
3.考慮主題間如何轉換
然而，如果過度強調一致性，很容易太過頭，你不會希望每張投影片都一模一樣的。在你想要特別強調的主題，可以用特別的風格。舉例來說，如果投影片是黑底白字的風格，可能在換主題時，格式轉換成白底黑字。如此一來，風格上沒有太大的衝突，整體簡報結構不變，同時也告訴聽眾：我們現在要轉換到下個主題了。
4.文字越少越好
避免太多的文字量，尤其不要讓文字內容和講的東西重複太多。就像在會議中發了參考資料下去，大家不會專心聽，反而低頭看他們自己的東西。太多文字等同強迫聽眾從你的報告中分神，去注意你的投影片。頭腦沒辦法一次處理那麼多工作。最好注意兩者之間的比例。如果你非得要放入很多字，不要讓文字一次就全部出現。
5.用有力道的圖片
好的圖片不能讓聽眾分心，且能快速從中產生共鳴。這些圖片有兩個特點：1）讓聽眾一看馬上能對你想表達的東西產生強烈印象。2）不過度複雜，可以是一種比喻或是實物，且和講的東西是有關聯的。
TED推薦！5個製作簡報的小技巧
接下來是Aaron Weyenberg的一些個人小技巧：
1.別用太多花俏的功能
簡報製作軟體通常提供很多過場特效，Weyenberg認為，大部分的特效對聽眾沒有幫助。更糟的是，他暗示了你的投影片是多麼的空洞和乏味。如果一定要使用，不要用效果太誇張的，而且讓所有投影片一起使用。
2.半透明遮罩可用來快速集中焦點
如果你想要指出圖片中的某一部分，可以用一個大箭頭去強調。或者，這裡有個個人的小祕技。非常適合用來突顯新的網頁設計，尤其是我不希望聽眾分心在網頁的其他部分時。把要用的圖片複製兩張，一張調成半透明後，在要強調的地方挖洞，貼到另一張上面去。
3.碰到大圖片時，使用移動圖片的技巧
要秀出整個網頁時，GOOGLE有個外掛功能可以幫你把整張網頁的圖片抓下來。但尺寸往往會超過單面投影片的大小，這時不用去裁切或壓縮原本的圖片。在Keynote裡有個功能可以讓你在作簡報時移動圖片。
4.不要把影片設定成自動播放
在投影片中插入影片很簡單，但如果就這樣讓影片自動播放，實際簡報時常會讓電腦耗費無謂的讀取時間，甚至讓講者誤點至下張投影片，應該要把投影片裡的影片設定成手動播放。
5.如果要使用簡單的圖表，重新繪製
將要用的圖表插入至投影片中很容易，但常常會讓整體的美感大打折扣。如果圖表本身並不複雜，你又有多餘的時間。可以考慮用軟體本身的功能重新畫一份表格。雖然是簡單的工作，卻可以讓你的簡報更加簡潔美觀。
一場成功的簡報，可以創造多少價值？
答案是，400億美元（初估舉辦奧運可為日本創造的經濟效益）。
2013年9月8日，日本東京獲得2020年奧運主辦權。申奧成功的關鍵，在於一場45分鐘的簡報。
「我會站在這裡，是因為運動救回了我的人生」。負責開場的人，不是簡報團隊7名成員中職銜最高的日本首相安倍晉三，而是一位右腳戴著義肢、出身於311大地震災區宮城縣氣仙沼市的跳遠選手佐藤真海。緊接著，現場播出佐藤戴著義肢練習的影片，依序再由每個人以英語或法語分享「運動如何改變我的人生」的心得。
國際奧會（International Olympic Committee）形容這場簡報「震憾人心」，96名投票委員對於日本是否已走出遭震災的疑慮，因此一掃而空。
負責規畫東京申奧團隊簡報的Seven46創辦人暨執行長尼克‧法雷（Nick Varley）表示，成功的簡報，不但可以堅定支持者的決心，也可以令心存猶疑者改變立場。
大到可以創造億萬經濟效果的奧運主辦權，小至平日主管對團隊成員的談話、員工在會議中的報告、業務員向客戶的提案、績效面談中向主管表達自己的優缺點……，凡是必須「講話」的場合，能夠清晰、精確地表達自己的想法，達到溝通說服的效果，幾乎是每個職場工作者都必須具備的能力。
因為，如果你「連話都說不清楚」，不僅旁人會懷疑你的表達或工作能力，事後自己也會懊悔地想：「要是當時那樣說就好了。」
用真誠的訊息，驅動改變
身處在每分鐘有100小時的影片上傳到YouTube的時代，透過網站是最方便的自學管道。而要從網路影片自學演說、傳達與簡報技巧，TED（Technology, Entertainment, Design）無疑是最佳平台。
TED策展人暨負責人克里斯‧安德森（Chris Anderson）在〈線上影片如何驅動創新〉（How Web Video Powers Global Innovation）演講中說：「面對面的溝通，經過數百萬年的演化調適，變得神祕又有力量。有人說話，就會在所有接收訊息的頭腦中產生共鳴，讓整個團體動起來。我的意思是，這是人類群體（human superorganism）得以持續運作的連結組織，很可能幾千年來一直驅動著我們的文化。」
隨著科技的演進，輔助演說的工具愈來愈多元，然而溝通的本質始終沒有改變：用真誠的訊息，驅使人們改變想法引起共鳴，獲得啟發進而採取行動。
TED最受歡迎的講者肯‧羅賓森（Ken Robinson）在TED的演講，從2006年〈學校扼殺了創意嗎？〉（點閱數已突破2000萬次）、2010年〈推動學習革命〉到2013年〈如何逃脫教育的死亡之谷〉，他從未使用投影片輔助。
具體、簡潔、真誠，讓文字產生力量
提出「成就動機」（achievement motivation）的學者大衛．麥克里蘭（David McClelland）曾說：「無論領導者的點子有多麼高明，如果無法透過人們所期盼的方式，傳達出清晰生動的目標，就無法達到鼓舞人心的效果。」
透過TED，全世界各地的人在歷史上第一次可以直接面對面或透過網路，接觸到當代最才華洋溢的頭腦與心靈，從他們身上學習與人面對面溝通和有效傳達的心法，掌握「說話」這項能夠發揮重大影響力的武器。
1. 具體（specific）：獨一無二的主張、體驗與觀點
「我們講的是故事，一定要有個人的情感與觀點。」TEDxTaipei 2012講者、現任Code for Tomorrow基金會發起人徐子涵表示，台上分享的內容一定是自己做過的事情，絕不是抄來或聽來的。而第一手經驗的真實故事（real story），可以讓現場「亮起來」。
2. 簡潔（simple）：「一槍命中」的說服力道
「世人不會留意也不會長久記住我們在此地說的話，但他們永遠不會忘記勇士們在此地所做過的事情。」1863年，林肯（Abraham Lincoln）發表的〈蓋茲堡演說〉（Gettysburg Address），短短278字，只用了二分多鐘，道盡了追求民主的決心。
而今，TED規定18分鐘發言時間（這是人類注意力的極限），形同考驗每一個講者如何安排發言與訊息的順序（process），在有限的框架內，既要讓人想一直聽下去，也學到東西。
3. 真誠（sincere）：來自情感的共鳴最有效
「我的天呀！我中風了！這太帥了！有幾個神經學家 能夠在自己的身上研究腦部啊？」吉兒‧泰勒（Jill B. Taylor）在講述自己中風的體驗時，助理從後台拿出一個連著脊髓的人腦標本，她強調那是「真的」人腦，還特別戴上手套，從助理手上接了過來。
以12年時間研究人類心靈脆弱的布芮妮‧布朗（Brené Brown；《脆弱的力量》作者），回想她在TED演講的經驗時表示：「如果演講要有效果，就不能模仿別人，必須和觀眾產生共鳴。當時在台下的我，發現前面幾場和我最有共鳴的演講，講者就只是真情流露而已。」
克里斯‧安德森說：「簡報並不只有轉化成為視覺的文字而已。那些無法無以言語表達的部分，藏著某種了不起的魔法。手勢、聲音的抑揚頓挫、臉部表情、眼神接觸、熱忱，還有笨拙的肢體語言，以及掌握觀眾的反應等，一場簡報裡有太多藏在潛意識裡的線索，端看你了解多少，以及是否受到啟發。」
透過TED，工作者可在知識層面滿載而歸的同時，從每一位講者精心的準備與盡情的演出中，揣摩、體會、磨練個人短講、傳達與簡報能力，提升自己的職場軟實力。
